برنامج إدارة المرافق في الإمارات

أبرز التوجهات والضغوط

• من الصيانة التفاعلية إلى الصيانة المخططة

  يتوقع مالكو الأصول بشكل متزايد برامج صيانة وقائية مخططة وسجلات أصول، لا الاكتفاء بالإصلاح بعد الأعطال.

• عقود قائمة على اتفاقيات مستوى الخدمة

  باتت العقود ترتبط أكثر بأوقات الاستجابة ونسب الإنجاز وجودة الخدمة.

• عمليات ميدانية عبر الهاتف المحمول

  يتجه الفنيون والمشرفون إلى تطبيقات الهاتف المحمول لأوامر العمل وقوائم الفحص والصور وتوقيع العميل.

• رفاهية العمال والامتثال

  يواصل الاهتمام بساعات العمل وفترات الراحة ومعايير السكن وصرف الرواتب في موعدها تشكيل طريقة إدارة القوى العاملة في إدارة المرافق.

• 01

  أوامر عمل دون رؤية واضحة

  تصل طلبات الخدمة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني وتطبيقات المراسلة، فيصعب على المديرين معرفة ما تأخر منها أو ما يوشك أن يخالف اتفاقية مستوى الخدمة.

• 02

  جداول وعمل إضافي معقدة

  تجعل المناوبات المتغيرة عبر مواقع عديدة وتغطية البدلاء والعمل الليلي والعمل الإضافي احتساب الحضور والرواتب بدقة أمرًا صعبًا للفرق الكبيرة.

• 03

  فوترة العقود يدويًا

  تُجمع الرسوم الشهرية الثابتة والزيارات الطارئة المتغيرة والمواد وأعمال المقاولين من الباطن يدويًا في الفواتير، مما يسبب التأخير وضياع بعض المبالغ المستحقة.

• 04

  تسرّب قطع الغيار والمستهلكات

  يصعب تتبّع المخزون الموجود في مخازن المواقع والمركبات والمستودع المركزي، ولا تُسجَّل المواد المستخدمة في الأعمال أو تُحمَّل على العملاء دائمًا.

• 05

  ضبط المقاولين من الباطن والموردين

  يحتاج المقاولون المتخصصون في المصاعد وأنظمة الحريق ومكافحة الآفات أو التكييف إلى نطاقات عمل واضحة وموافقات وتتبّع للمدفوعات مرتبط بالأعمال التي ينفذونها.

• 06

  تتبّع وثائق القوى العاملة

  تنتهي صلاحية التأشيرات وبطاقات الهوية الإماراتية وعقود العمل وتصاريح دخول المواقع وسجلات التدريب على السلامة في أوقات مختلفة، وقد يمنع انتهاء أيٍّ منها نشر العامل في الموقع.

• الفريق المناسب

  نشكّل الفريق المناسب من متخصصي HRMS وERP والخدمات الميدانية ممن يفهمون أوامر العمل والصيانة المخططة وفوترة العقود ورواتب العمل بنظام المناوبات.

• الكفاءات المناسبة

  نربطكم بالكفاءات المناسبة من المحترفين الذين يفهمون عمليات إدارة المرافق في الإمارات، بما فيها جداول المواقع المتعددة وتقارير اتفاقيات مستوى الخدمة وإدارة المقاولين من الباطن ورواتب WPS.

• المنتجات المناسبة

  نساعدكم على اختيار المنتجات المناسبة بمقارنة خيارات HRMS وERP وأنظمة إدارة المرافق بمساعدة الحاسوب (CAFM) وحلول الخدمة الميدانية عبر الهاتف المحمول وفق عقودكم ومواقعكم وميزانيتكم وأهدافكم.

• التحول الرقمينرسم مسار طلب الخدمة من العميل إلى الفني، مرورًا بالمواد والتوقيع والفوترة. وتربط خارطة الطريق مكتب المساعدة ونظام أوامر العمل ونظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) والمالية، ليُحدّث كل عمل منجز تقارير اتفاقيات مستوى الخدمة والتكاليف والفواتير دون إعادة إدخال.
• تخطيط موارد المؤسسات (ERP)ننفّذ نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لسجلات الأصول وقطع الغيار والمخزون عبر المخازن والمركبات، والمشتريات، وتكاليف المقاولين من الباطن، والفوترة حسب العقد والعميل والموقع. ويتابع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) حسابات العملاء والمناقصات وتجديد العقود وتغييرات النطاق، ليرى فريقكم التجاري كل فرصة وكل تاريخ انتهاء.
• أنظمة الموارد البشرية (HRMS / HCM)القوى العاملة في إدارة المرافق كبيرة، وتعمل بنظام المناوبات، وتتوزع على مواقع عديدة. ونهيّئ نظام HRMS يشمل جداول حسب الموقع، وتسجيل الحضور عبر الهاتف المحمول أو الأجهزة البيومترية، وقواعد العمل الإضافي والعمل الليلي، ورواتب نظام حماية الأجور (WPS)، والتسويات النهائية. كما تُتابَع سجلات التأشيرات والهوية الإماراتية وعقود العمل والتدريب مع تنبيهات قبل انتهاء صلاحيتها.
• التسويق الرقميتُكسب معظم أعمال إدارة المرافق عبر المناقصات والعلاقات طويلة الأمد. ونساعدكم على تقديم هوية واضحة ودليل خدمات وبيانات قدرات، وتخطيط حملات موجّهة للشركات (B2B) تصل إلى مديري العقارات والمطورين وفرق المشتريات في الإمارات.
• تحسين محركات البحث (SEO)نحسّن موقعكم الإلكتروني لعمليات البحث مثل إدارة المرافق أو صيانة المباني أو خدمات التنظيف في مدينتكم أو إمارتكم، ضمن خدمات تحسين محركات البحث (SEO). وتُهيكَل صفحات الخدمات والقطاعات لتفهم محركات البحث ما تقدمونه وأين. ولا نضمن أي ترتيب في نتائج البحث.
• الضرائب والامتثالتُصدر شركات إدارة المرافق كل شهر أعدادًا كبيرة من الفواتير المتكررة لعملاء من الشركات والجهات المرتبطة بالحكومة وملاك العقارات. ونقيّم كيف ستؤثر الفوترة الإلكترونية على هذه التدفقات بين الشركات، ونجهّز بيانات فوترة العقود، ونربط نظامكم المالي بمزوّد خدمة معتمد (ASP)؛ ويُرجى تأكيد المتطلبات والمواعيد مع الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA).

1. 1

   مراجعة العقود والمواقع

   نراجع عقودكم واتفاقيات مستوى الخدمة ومواقعكم وخطوط خدماتكم لفهم كيف تُطلب الأعمال وتُنفَّذ ويُبلَّغ عنها وتُفوتَر اليوم.

2. 2

   تصميم العمليات والتكامل

   نصمم طريقة تبادل البيانات بين مكتب المساعدة وأوامر العمل وHRMS والمخزون والمالية، بما في ذلك المواقع والأصول ومراكز التكلفة وقواعد الفوترة.

3. 3

   التهيئة مع فرقكم

   نهيّئ جداول الصيانة وقوائم الفحص وأنماط المناوبات وقواعد الأجور وفوترة العقود مع مديري العمليات والموارد البشرية والمالية لديكم.

4. 4

   تجربة على مواقع مختارة

   نبدأ بمجموعة صغيرة من المواقع أو بعقد واحد، ونجري فحوصات موازية للحضور والرواتب والفوترة، ونحسّن الإعداد قبل التوسع.

5. 5

   تدريب الفرق الميدانية والمكتبية

   تدريب قصير مخصص لكل دور للفرق الميدانية والمكتبية، يُخطَّط وفق جداول المناوبات.

• إدارة أوامر العمل

  تسجيل الأعمال الطارئة والمخططة وإسنادها ومتابعتها مع الأولويات ومؤقتات اتفاقيات مستوى الخدمة والصور وتوقيع العميل.

• الصيانة الوقائية المخططة

  جداول صيانة حسب الأصل والموقع، تُنشأ تلقائيًا وترتبط بقوائم الفحص وقطع الغيار.

• الجدولة حسب الموقع

  خطط المناوبات وتغطية البدلاء والحضور حسب الموقع، مع تغذية العمل الإضافي والرواتب مباشرة.

• ضبط المخازن وقطع الغيار

  المخزون حسب المستودع ومخزن الموقع والمركبة، مع صرف المواد مقابل أوامر العمل وتحميلها على العملاء حيثما ينطبق.

• فوترة العقود

  تحويل الرسوم المتكررة والزيارات الطارئة والمواد والتعديلات إلى فواتير دقيقة للعملاء حسب العقد والموقع.

• لوحات الأداء واتفاقيات مستوى الخدمة

  الأعمال المفتوحة وأوقات الاستجابة والإنجاز وتكلفة العمالة والهامش حسب العميل أو العقد أو الموقع.

• قانون العمل ونظام حماية الأجور

  ينظّم المرسوم بقانون اتحادي رقم (33) لسنة 2021 بشأن تنظيم علاقات العمل ساعات العمل والعمل الإضافي وأيام الراحة والإجازات ومكافأة نهاية الخدمة، وتُصرف الرواتب عبر نظام حماية الأجور (WPS) تحت إشراف وزارة الموارد البشرية والتوطين. كما تنطبق قواعد استراحة منتصف النهار والسكن ورفاهية العمال؛ ويُرجى تأكيد المتطلبات الحالية مع الوزارة.

• ضريبة القيمة المضافة والفوترة الإلكترونية

  تخضع خدمات إدارة المرافق عمومًا لضريبة القيمة المضافة بنسبة 5%. ويجري تطبيق إطار الفوترة الإلكترونية في الإمارات على مراحل، ومن المرجح أن تتأثر الفوترة المتكررة بين الشركات؛ ويُرجى تأكيد النطاق والتوقيت الخاصين بأعمالكم مع الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA).

• حماية البيانات الشخصية

  ينبغي التعامل مع بيانات السكان والمستأجرين والموظفين التي تُجمع عبر مكاتب المساعدة وأنظمة التحكم في الدخول وأنظمة الموارد البشرية وفق المرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021 بشأن حماية البيانات الشخصية (PDPL) وأي قواعد قطاعية أو خاصة بالمناطق الحرة تنطبق عليكم.

• الصحة والسلامة والدفاع المدني

  تخضع صيانة المباني وأنظمة الحريق وسلامة الأرواح وأعمال المواقع لمتطلبات الصحة والسلامة والدفاع المدني. ويمكن للأنظمة الخاصة بالتفتيش وتصاريح العمل وسجلات التدريب أن تدعم الامتثال؛ ويُرجى تأكيد الالتزامات مع الجهات المختصة.

هذه معلومات عامة وليست استشارة قانونية أو ضريبية. اللوائح تتغير، لذا تأكد من المتطلبات الحالية لدى الجهة المختصة في الإمارات أو لدى مستشارك.

• أداء واضح وفق اتفاقيات مستوى الخدمة

  يُتابَع كل عمل من الطلب حتى التوقيع، مما يجعل تقارير العملاء أسرع وأسهل في الإثبات.

• رواتب دقيقة للفرق الميدانية

  يغذّي الحضور والجداول الرواتب مباشرة، مما يقلل الأخطاء في العمل الإضافي ومدفوعات WPS.

• فوترة أسرع وأكثر اكتمالًا

  تنتقل رسوم العقود والزيارات الطارئة والمواد إلى الفواتير، فتقل المبالغ الضائعة وتصدر الفواتير في وقت أبكر.

• ضبط أفضل للمواد

  تُسجَّل المواد المصروفة للأعمال، مما يساعد على الحد من التسرّب ودعم احتساب تكلفة كل عمل بدقة.

• موقف أقوى عند تجديد العقود

  تمنحكم بيانات الأداء الموثوقة حجة أوضح عند حلول موعد تجديد العقود.