قائمة تحقق لاختيار نظام HRMS في الإمارات

يصرف أصحاب العمل في القطاع الخاص المسجلون لدى وزارة الموارد البشرية والتوطين الرواتب عموماً عبر نظام حماية الأجور (WPS)، من خلال البنوك أو شركات الصرافة أو الجهات الأخرى المعتمدة. وينتج عن كل دورة رواتب ملف معلومات الرواتب (SIF) بالصيغة المطلوبة، ويُقدَّم لكي تُصرف الرواتب وتُراقب.

ينبغي أن يُنشئ نظام HRMS ملف SIF مباشرةً من دورة الرواتب، بالصيغة التي يقبلها بنكك أو شركة الصرافة، بدلاً من الاعتماد على شخص يعيد بناءه في جدول إلكتروني. وتحقق من كيفية تعامل النظام مع الموظفين الذين تُصرف رواتبهم من منشآت أو كيانات مختلفة، والأشهر الجزئية، والإجازات غير المدفوعة، والدفعات خارج الدورة.

• إنشاء ملف SIF من الرواتب بالصيغة التي يقبلها البنك أو شركة الصرافة
• صحة أرقام تعريف صاحب العمل والموظف في كل سجل
• دعم عدة منشآت أو كيانات أو حسابات بنكية
• معالجة الدفعات خارج الدورة والمتأخرات والتسويات النهائية
• سجل لكل ملف مُقدَّم وحالته

تجمع حزم الرواتب في الإمارات عادةً بين الراتب الأساسي وبدلات مثل السكن والمواصلات وغيرها، إضافةً إلى بنود متغيرة كالعمل الإضافي والعمولات والمكافآت، واستقطاعات القروض والسلف والإجازات غير المدفوعة. ولأن مكافأة نهاية الخدمة وبعض مدفوعات الإجازات تُحتسب عموماً على أساس الراتب الأساسي، فإن التقسيم بين الراتب الأساسي والبدلات أمر مهم.

ابحث عن نظام HRMS يتيح لك تعريف كل عنصر من عناصر الراتب مرة واحدة، بقواعد واضحة لوقت تطبيقه وطريقة احتسابه وكيفية ترحيله إلى المحاسبة. وينبغي أن تعكس قواعد العمل الإضافي وعلاوات المناوبات ومسارات الاعتماد سياساتك وعقودك. ويجب أن تكون كشوف الرواتب واضحة ومتاحة بالعربية والإنجليزية إذا احتاج موظفوك إلى ذلك.

• استحقاقات واستقطاعات قابلة للإعداد مع تواريخ سريان
• قواعد العمل الإضافي والمناوبات متوافقة مع سياساتك
• متابعة القروض والسلف والاستردادات حتى اكتمالها
• احتساب تناسبي للموظفين الجدد والمغادرين والإجازات غير المدفوعة
• كشوف رواتب وسجلات رواتب ثنائية اللغة

يستحق موظفو القطاع الخاص عموماً مكافأة نهاية الخدمة وفق قانون العمل الإماراتي، المرسوم بقانون اتحادي رقم 33 لسنة 2021، ولائحته التنفيذية. وبصورة عامة، تعتمد المكافأة على الأجر الأساسي للموظف ومدة خدمته المتصلة والقواعد المطبقة، وتخضع لحدود ينص عليها القانون.

ينبغي أن يحتسب نظام HRMS المكافأة باتساق من البيانات التي يحفظها — تاريخ الالتحاق وفترات الانقطاع وسجل الراتب الأساسي وتفاصيل العقد — وأن يجمعها مع بنود التسوية النهائية الأخرى مثل الراتب غير المدفوع وبدل الإجازات والاستقطاعات. كما ينبغي أن يعرض الالتزام المتراكم لمكافأة نهاية الخدمة ليتمكن فريق المالية من إثباته في الحسابات. وقد تكون للمناطق الحرة قواعد توظيف خاصة بها، ويشارك بعض أصحاب العمل في أنظمة ادخار بديلة لنهاية الخدمة، لذا تأكد من القواعد التي تنطبق على كل فئة من موظفيك.

• قواعد المكافأة معدّة وفق القانون وعقودك
• سجل خدمة دقيق يشمل فترات الانقطاع والإجازات غير المدفوعة
• بيان تسوية نهائية يجمع كل المكونات
• عرض الالتزام المتراكم لمكافأة نهاية الخدمة لفريق المالية
• إعداد قواعد المناطق الحرة أو الأنظمة الأخرى بشكل منفصل عند الحاجة

يحدد قانون العمل الإماراتي عدة أنواع من الإجازات، منها الإجازة السنوية والمرضية وإجازة الوضع والإجازة الوالدية، إلى جانب إجازات أخرى مثل إجازة الحداد وإجازة الدراسة في حالات معينة. ويقدم كثير من أصحاب العمل أنواعاً إضافية من الإجازات أو استحقاقات أكثر سخاءً. وينبغي أن يحفظ نظام HRMS كل نوع من الإجازات بقواعده الخاصة للاستحقاق والأهلية والترحيل والأجر.

تحقق من أن أرصدة الإجازات تُحدَّث تلقائياً، وأن العطلات الرسمية يمكن تحديثها كل عام، وأن الإجازات ترتبط بالرواتب بشكل صحيح — مثل خفض الأجر ومدة الخدمة بسبب الإجازة غير المدفوعة، أو صرف بدل الإجازات في التسوية النهائية. وينبغي أن يتمكن المديرون من الاطلاع على تقويم الفريق قبل اعتماد الطلبات.

• أنواع إجازات بقواعد الاستحقاق والأهلية والترحيل
• تقويم العطلات الرسمية محدّث كل عام
• مسارات اعتماد مع التفويض عند غياب المدير
• ربط الإجازات باحتساب الرواتب ومدة الخدمة
• أرصدة مرئية للموظفين والمديرين

في كثير من الشركات في الإمارات — في التجزئة والضيافة والرعاية الصحية وإدارة المرافق والخدمات اللوجستية والتصنيع — يحدد الحضور الرواتب. لذا ينبغي أن يجمع نظام HRMS بيانات الوقت من أجهزة البصمة أو تسجيل الحضور عبر الهاتف أو سجلات الوقت، ويطبق قواعد المناوبات، وينقل العمل الإضافي والغياب المعتمدين إلى الرواتب.

إذا كانت فرقك تعمل في عدة مواقع أو بمناوبات متناوبة أو مقسمة، فاطلب رؤية ذلك عملياً بجداولك الخاصة أثناء الاختيار. وضع في الاعتبار قواعد ساعات العمل خلال شهر رمضان وكيف سيعدّل النظام الجداول في تلك الفترة.

يدير أصحاب العمل في الإمارات عدداً كبيراً من مستندات الموظفين: جوازات السفر، وتأشيرات الإقامة، وبطاقات الهوية الإماراتية، وبطاقات العمل أو تصاريح العمل، والتأمين الصحي، ورخص القيادة، والتراخيص المهنية. وقد يؤدي إغفال تاريخ انتهاء إلى غرامات أو تعطّل العمل.

يحفظ نظام HRMS الجيد هذه المستندات لكل موظف، ويسجل تواريخ الإصدار والانتهاء، ويرسل تنبيهات إلى الموارد البشرية والمديرين في وقت مناسب. كما ينبغي أن يتتبع المُعالين عندما تكفلهم الشركة، ويوفر لوحة متابعة للتجديدات القادمة.

• سجلات مستندات بتواريخ الإصدار والانتهاء
• تذكيرات تلقائية قبل الانتهاء
• مهام تجديد مسندة إلى الموارد البشرية أو مندوب العلاقات الحكومية
• سجلات المُعالين والكفالة عند الاقتضاء
• ضوابط وصول آمنة للمستندات الحساسة

توفر الخدمة الذاتية للموظفين والمديرين وقتاً كبيراً على الموارد البشرية. إذ ينبغي أن يتمكن الموظفون من طلب الإجازات، والاطلاع على كشوف الرواتب والأرصدة، وتحديث بياناتهم الشخصية، وطلب الخطابات مثل شهادات الراتب، عبر بوابة إلكترونية أو تطبيق جوال. وأن يتمكن المديرون من اعتماد الطلبات والاطلاع على بيانات فرقهم أثناء التنقل.

تحقق من دعم اللغة بعناية. فبعض المنتجات توفر واجهة عربية كاملة وتخطيطاً من اليمين إلى اليسار، وبعضها يوفر العربية في مستندات معينة فقط. وإذا كان موظفوك أو إدارتك يفضلون العربية، فاطلب رؤية التجربة العربية في عرض توضيحي، بما في ذلك كشوف الرواتب والخطابات.

عند توظيف مواطنين إماراتيين، تُسدَّد اشتراكات المعاشات عموماً إلى الهيئة العامة للمعاشات والتأمينات الاجتماعية (GPSSA)، أو إلى صندوق معاشات على مستوى الإمارة في بعض الإمارات. ويجب أن يحتسب نظام الرواتب اشتراكات صاحب العمل والموظف على عناصر الراتب الصحيحة، ويوفر المعلومات المطلوبة للتقديم.

كما تقع على شركات القطاع الخاص المشمولة التزامات التوطين. ويمكن لنظام HRMS المساعدة بإعداد تقارير عن تركيبة القوى العاملة، وإن كان تحقيق المستهدفات مسألة توظيف وسياسات موارد بشرية. وتأكد من قواعد الاشتراكات ومتطلبات التوطين لدى الجهة المختصة أو مستشارك.

تُعدّ الرواتب من أكبر التكاليف في معظم الشركات، لذا ينبغي أن تنتقل إلى المحاسبة بسلاسة. يجب أن يرحّل نظام HRMS قيود الرواتب إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) حسب الكيان أو القسم أو مركز التكلفة أو المشروع، وأن يُبقي التزامات مكافأة نهاية الخدمة والإجازات المتراكمة متوافقة مع دفتر الأستاذ العام.

حدّد الأنظمة الأخرى التي يجب أن تتواصل مع نظام HRMS: أجهزة الحضور، والبنوك وشركات الصرافة، وأدوات التوظيف، ومنصات التعلم، وأدوات ذكاء الأعمال. واسأل هل توجد موصلات جاهزة أم ستُستخدم واجهات برمجية (APIs)، ومن سيتولى صيانة التكامل عبر الترقيات.

تتنوع منتجات HRMS بين منصات رواتب تركز على الإمارات والمنطقة، ووحدات موارد بشرية ضمن أنظمة ERP أكبر، وأنظمة عالمية لإدارة رأس المال البشري (HCM). ويعتمد الاختيار المناسب على عدد الموظفين وعدد الكيانات ومدى تعقيد الرواتب والحضور واحتياجاتك اللغوية، وهل تريد الموارد البشرية داخل نظام ERP أم في نظام مستقل.

يمر التنفيذ عادةً بمراجعة السياسات والإعداد وترحيل البيانات وتشغيل الرواتب بالتوازي والتدريب. ويُعدّ التشغيل المتوازي — أي مقارنة رواتب النظام الجديد بالنظام القديم حتى تتطابق النتائج — ضمانة مهمة. وتعتمد المدة على النطاق؛ فقد يستغرق إعداد مركّز بضعة أسابيع، بينما يستغرق التطبيق على عدة كيانات وقتاً أطول. ⁦406 Technologies⁩ شركة مستقلة ومحايدة تجاه الموردين: نساعدك في مقارنة الخيارات، ونربطك بفريق التنفيذ والكفاءات المناسبة، وندعمك بعد التشغيل الفعلي.